一般方針

定義

本項では、本プライバシーポリシーにおける主要な用語を業務上のケースに即して説明します。実務で混同しやすい用語を具体例で整理しています。

利用目的

収集した個人情報は、サービス提供に直接必要な目的のみに限定して利用します。以下は具体的な利用シナリオと該当データの組合せです。

• 物件の提案・紹介：希望条件や家族構成に基づき複数候補を提示するために利用。
• 内見の調整・同行：連絡先やスケジュール情報を用いて予約調整と当日の対応を行うために利用。
• 契約手続き支援：本人確認書類や収益情報を契約書作成と審査連絡に使用。
• アフターサポート：入居後の相談・トラブル対応、定期チェックの案内のために利用。
• サービス改善：アクセスログや利用傾向を分析して提案精度の向上に活用（匿名化または集計化）。
• 不正対策と安全管理：不審な利用の検知やデータ保護のためにシステムログを参照。
• 法令遵守および裁判所・行政機関からの正式な要請への対応。
• 利用者からの問い合わせ対応および苦情処理のための情報参照。

法的根拠

当社のデータ処理は、契約の履行、法的義務の履行、利用者の同意、正当なメリットの追求といった法的根拠に基づき行います。具体的なケースに応じた根拠を示します。

• 契約履行：賃貸契約の履行に必要なデータ処理（物件管理、契約書作成等）。
• 法令遵守：税務・会計上の保存義務や不動産関連法令への対応のための処理。
• 同意：マーケティングメール等、利用者による明示的な同意が必要な処理。
• 正当なメリット：不正検知やサービス品質維持のための限定的な処理（利用者のメリットとバランスを考慮）。

クッキーの利用について

当サイトはユーザーエクスペリエンス向上と解析のためクッキーを使用します。種類や管理方法、ユーザーによる設定変更手順を以下に示します。

使用するクッキーはセッション管理用、機能性維持用、解析用に分類されます。セッションはログイン維持、機能性は検索条件の保存、解析は訪問傾向の集計に用います。

必須クッキー（サイト機能の維持）、パフォーマンス系（利用解析）、機能性クッキー（ユーザー設定保存）、広告系（外部広告の最適化）。弊社では広告系を限定的に利用しています。

ブラウザの設定でクッキーを拒否または削除できます。ただし、拒否すると一部機能（ログイン、検索条件保存、利便性向上機能）が制限される場合があります。詳細はブラウザのヘルプをご参照ください。

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データの第三者提供

利用目的達成のために必要な範囲で第三者へ提供する場合があります。以下は典型的な提供先と提供理由の例です。

• 不動産管理会社・仲介会社：入居申込の審査、契約手続き、鍵の受け渡し等のために必要最小限の情報を提供します。
• 信用情報機関：与信確認が必要な場合、法令に基づき情報照会を行います。
• 決済代行業者：有料サービスの支払い処理のために決済情報を提供します（必要最小限）。
• 法令に基づく開示：裁判所や行政機関から正当な要請があった場合に対応します。
• 外部解析・ホスティング事業者：サービス運営のために技術的な処理を委託する場合があります（契約に基づき安全管理を要求）。
• マーケティングパートナー（同意がある場合）：利用者が明示的に同意した場合に限り、関連する案内を提供。

国際的なデータ移転

一部の処理は国外に所在する委託先で行われることがあります。移転先では適切なデータ保護措置を講じた上で処理を委託します。

必要に応じて標準契約条項や適切な契約上の保護措置を導入し、移転先の管理体制を評価します。個別事例ごとに利用者に明示します。

データ保存期間

データは用途に応じて最小限の期間保持します。法令で定められた保存期間がある場合はそれに従います。具体的なケースごとの基準を示します。

アカウント情報は利用契約終了後、合理的な期間内に削除または匿名化します。ただし、法令上の保存義務がある場合はその期間保存します。

問い合わせやチャット履歴は対応品質向上のため一定期間保持し、その後削除または匿名化します。保存期間は目的達成に必要な最短期間を基準とします。

アクセスログやシステムログはセキュリティ対策と障害対応のため保存し、通常は90日から最大で法令に基づく期間保存する場合があります。

利用者から削除申請があった場合、法令上の義務や契約履行に必要なデータを除き、合理的な期間内に削除または匿名化します。申請方法はお問い合わせ窓口を参照ください。

利用者の権利

利用者は自身の個人データについて開示、訂正、削除、処理の制限、第三者提供の撤回などを請求できます。請求に際しては本人確認を実施し、不当な利用防止に努めます。

• 開示請求：保有する個人データの内容を確認する請求が可能です。通常、請求から合理的期間内に対応します。
• 訂正・削除請求：不正確なデータの訂正や、不要となったデータの削除を求めることができます。法令に基づく保存義務がある場合は例外となります。
• 訂正の請求 — ご自身の氏名、連絡先、選好情報などが事実と異なる場合、情報の訂正を求めることができます。事例：物件候補の連絡先が古いとき、最新の連絡先に更新する対応を行います。
• 削除の請求（消去） — 保存された個人情報の消去を求めることができます。ケース例：試用相談のみで継続性がない場合、不要な記録の削除を検討しますが、法令で保存が義務づけられる情報は対象外です。
• 処理制限の請求 — 特定の利用目的での処理を一時停止する申請が可能です。実務シナリオ：調査中の誤解を解消するため、一時的にマーケティング送信を止める運用を行います。
• データポータビリティ — 提供された個人情報の機械可読な形式での受け取りや、他事業者への移転申請ができます。ケース：転居先の仲介業者へ物件履歴を引き継ぐ際の手順を整えています。
• 異議申し立て — ダイレクトマーケティングなど、特定の処理に対して異議を申し立てる権利があります。事例：送付頻度が合わない場合に、配信頻度の見直しを申し出ることが可能です。
• 自動化された意思決定への対応 — 完全自動化されたスコアリング等に関して説明を求めることができます。実務例：物件マッチングのアルゴリズム解説を求める問い合わせに、ロジックの概要を提供します（詳細は機密に該当する場合、限定的な説明となることがあります）。

権利行使の申請方法

LuxSumaiTopでは、上記の個人情報に関する権利行使について、具体的な手順と事例に基づく対応を行います。請求は当社指定の問い合わせフォームまたは書面で受け付けます。申請の際は、本人確認のための情報提供（氏名、登録時のメールアドレス、問い合わせ内容の詳細）をお願いする場合があります。ケース別に必要書類や確認方法が異なるため、フォーム入力時に該当するシナリオを選択してください。

[email protected]

通常、申請受領後の対応は30日を目安に行います。複雑な請求や追加確認が必要な場合は、さらに延長することがあり、その場合は理由と予定期間を通知します。事例：過去記録の照合が必要な場合、照合手続きの進捗を段階的に報告します。